“作業はAI・判断は人”の時代へ。AIを使いこなす人 vs 使えない人：その差、仕事の速さで秒判定

「手書きの書類、打ち直しておきました！」——えっ、ありがとうございます。ただ、率直に言うとAIなら数分で終わります。
書類入力、議事録作成、集計、表計算——こうした“作業”は、仕事で時間をかける領域ではありません。
AIは“自分の代わりに“作業を瞬殺する相棒”。
本記事では、ＡＩの使い方とＡＩを使える/使えないの対比で、その差を見える化します。

ＡＩを　使える社員　ＶＳ　使えない社員

寸劇1：手書きOCR編

使えない社員：「清書に90分かかりました！」

使える社員：「スキャン→OCR→誤検出だけ目視修正で15分。『誤読率3%の箇所一覧』はAIが出してます」

ナレ：清書に魂を込めるより、誤りを見つける段取りに魂を込めよう。

寸劇2：表計算・集計編

使えない社員：「SUMとAVERAGEはわかるけど…」

使える社員：「仕様をAIに投げた。“月×顧客ピボット・異常値マーキング・棒＋折れ線グラフ”のExcelが出た」

ナレ：“何を見たいか”を言語化すると、関数と表はAIが作ってくれる。

寸劇3：クレーム一次対応編

使えない社員：「文面が思いつかず保留…」

使える社員：「事実と代替案を箇条書き→AIに謝意→事実→代替案→期限→再発防止の順で400字×3案」

ナレ：感情で詰まる仕事ほど、型で抜ける。

寸劇4：議事録・要約編

使えない社員：「テープ起こしで昼が終わりました…」

使える社員：「音声→AI要約→決定/宿題/担当/期限で1ページ。議題ごとにToDoが自動整理」

ナレ：会議は話す場じゃなく決める場。作業はAIへ。

寸劇5：差分比較編（規程・契約）

使えない社員：「旧版と最新版、目で追いました」

使える社員：「AIに差分リスト＋影響範囲＋要改訂関連条まで出させた。人は妥当性確認だけ」

ナレ：“探す作業”はAI、“判断”は人。

寸劇6：メール箱の地獄編

使えない社員：「未読100…どれから？」

使える社員：「AIが期限/顧客/緊急度で振り分け、**3通だけ“今すぐ系”**が上に」

ナレ：優先順位はAIに並べさせ、あなたは決める。

寸劇7：ファイル名地獄編

使えない社員：「最終_ほんとに最終_マジ最終.docx」

使える社員：「AI命名規則：YYYYMMDD_案件名_版数_作成者。」

ナレ：探さない仕組みはAIが作る。

使える上司 vs 使えない上司（ここが組織の分かれ目）

指示の出し方

使えない上司：「とりあえず綺麗にして出して」→曖昧でAIにも人にも伝わらない。

使える上司：「このPDFをOCR→表形式。列は『会社名/担当者/住所/電話』。重複排除、郵便番号整形、フォーマットはCSV。5件だけサンプル提出→合意後に全件」→プロンプト（指示）が具体的。ミスの起き場を先に潰す。

評価の仕方

使えない上司：「AI使うのはズル。楽するな」→遅い文化が固定。

使える上司：「AIで所要時間を半減したら加点。判断・交渉・品質検証に時間を使え」

よくある誤解と現実

誤解：「AIが人の仕事を奪う」
現実：作業は奪う。判断・交渉・責任は人にしかできない。だからこそ、作業はAIに任せて人は価値領域に移動した人が強い。

誤解：「AIは間違えるから使えない」
現実：間違える前提でガードレール（テンプレ指示・検証フロー・機密ルール）を作るのが“使える側”のやり方。

誤解：「AIを使うと、人は頭を使わなくなる」
現実：作業はそもそも“頭を使う仕事”ではない。頭を使うのは何を任せ、どう出力を検証し、どう意思決定に使うかの設計。

誤解：「AI任せは危ない」
現実：任せ方が雑だと危ない。だから仕様（目的・条件・形式）を言語化し、検証フロー（AI→担当→承認）を入れる。

誤解：「AIは嘘をつく」
現実：AIは確率で文章を作る。だから根拠の提示・引用の明示・差分比較など検証可能な指示を出す。

誤解：「AIを使うとスキルが落ちる」
現実：落ちるのは“手作業耐久力”。代わりに要件定義力・設計力・レビュー力が伸びる。ここが価値。

誤解：「AI＝魔法の上司」
現実：AI＝高速な部下。上司（人間）の役目は“段取りと最終判断”。

まとめ

作業はAI。価値はあなた。

AIに仕事を“奪われる”のではなく、作業を“渡す”。

そして空いた時間で、価値ある仕事を。

これが“使える側”の標準装備。

なお、とよだ事務所では管理業務支援の一環としてAI活用支援も提供しています。
管理業務における“作業”をAIに任せるための設計を一緒に行います。
管理業務の見直しとAI活用の導入・運用までワンストップで支援します。